VAD ÄR EN BAKGRUNDSKONTROLL?

En bakgrundskontroll utför vanligtvis inför en anställning. Det är en process där en person eller företag bekräftar att en individ har lämnat korrekta uppgifter om sig själv och inte utgör någon risk.

Bakgrundskontroller kan inkludera information om brottslighet, civilrättsliga tvister, ekonomi och utbildning.

Bakgrundskontroller är centrala för en säker arbetsmiljö. De hjälper arbetsgivare att identifiera och undvika potentiella risker. Korrekt utförda bakgrundskontroller kan exempelvis förebygga bedrägerier och olika former av insiderproblem.

olika typer av bakgrundskontroller

Manuella

Manuella handläggning är det traditionella sättet att utföra bakgrundskontroller.

I ett första steg kontaktar handläggaren olika myndigheter och begär ut allmänna handlingar som sedan skickas via e-post, fax eller vanlig postgång. Inte sällan kontaktas endast domstolar i närheten av kandidaten folkbokföringsadress. Denna process vanligtvis flera dagar och ibland uppemot ett par veckor.

När de allmänna handlingarna har inkommit skriver handläggaren en rapport baserat på dessa. Information om brott utelämnas i rapporten av juridiska skäl. I stället berättar handläggaren för beställaren muntlig om den brottslighet som handläggaren bedömer som relevant.

Automatiserade

Automatiserade bakgrundskontroller är ett nyare sätt att utföra bakgrundskontroller.

Med digitala tjänster och artificiell intelligens kan bakgrundskontroller i dag utföras helt automatiskt och sekundsnabbt.

Beställaren får omedelbart tillgång till en utförlig rapport med relevant information och en analys som kan hålla hög kvalitet.


Automatiserade bakgrundskontroller har också fördelen att de innehåller information från hela Sverige och inte enbart information från där kandidaten är folkbokförd.


Vad är en bra bakgrundskontroll?

En bra och pålitlig bakgrundskontroll omfattar flera olika typer av information om en person i syfte att identifiera avvikelser eller avvikande mönster som indikerar en förhöjd risk. Om en förhöjd risk indikeras bör det föranleda en fördjupad analys och bedömning.

En otillräcklig och ej pålitlig bakgrundskontroll är dock att endast begära ett utdrag från belastningsregistret. Dels kan utdraget förfalskas, dels redovisar det inte all brottslighet. Dessutom kan problematiska personer ofta vara ostraffade sedan tidigare och därför är det viktigt att göra en bredare helhetsbedömning.

Våra krav för kvalitetsmärket Säker Personal är följande:

  1. Tillhandahållas av en oberoende part tredjepartsföretag som specialiserat sig på detta område
  2. Som lägst inkludera åtal, strafföreläggande och brottsdomar, ekonomi och betalningsanmärkningar, bolagskopplingar, konkurser, civilrättsliga tvister och avgöranden i hyresnämnden.
  3. Inkludera en analys och rekommendation.
  4. Genomföras på alla nyanställda samt återkommande senast var 24:e månad för kritiska funktioner som till exempel ledningsgrupp och löneadministratörer.

Krävs samtycke för en bakgrundskontroll?

Behandling av personuppgifter regleras av dataskyddslagstiftningen (GDPR). Att inhämta samtycke för en bakgrundskontroll (som innebär personuppgiftsbehandling) är inte en tillräcklig rättslig grund vid en rekrytering. Det beror på att den arbetssökande är i beroendeställning till arbetsgivaren. I regel kan varken arbetssökande eller anställda lämna sådana frivilliga samtycken som dataskyddsförordningen kräver. 

Den rättsliga grund som krävs är berättigat intresse. I normalfallet kan ett berättigat intresse av bakgrundskontroller motiveras inför en nyanställning.

Vissa automatiserade bakgrundskontrolltjänster omfattas av ett utgivningsbevis och faller utanför dataskyddslagstiftningen, vilket gör saken enklare. Den som gör en bakgrundskontroll behöver i dessa fall således inte förhålla sig till dataskyddslagstiftningen, lika lite som när information om en person eftersöks på till exempel Eniro.se.

jämförelse av olika bakgrundskontroller

Äldre metoder för bakgrundskontroller har en rad nackdelar jämfört med mer moderna, digitala och helt automatiserade bakgrundskontroller.

manuella bakgrundskontroller

automatiserade bakgrundskontroller

1

Manuella bakgrundskontroller innebär risk för subjektiva bedömningar, baserade på den enskilda handläggarens personliga preferenser eller fördomar.

1

Automatiserade bakgrundskontroller innebär att alla kandidater behandlas och bedöms på lika villkor.

2

Manuella bakgrundskontroller är tidskrävande, med en leveranstid som vanligtvis ligger mellan några dagar till en vecka.

2

Automatiserade bakgrundskontroller ger sekundsnabbt resultat, utan någon väntetid.

3

Manuella bakgrundskontroller är dyra på grund av att personal måste göra manuellt arbete.

3

Automatiserade bakgrundskontroller har ett lägre pris.

4

Manuella bakgrundskontroller innebär risk för att bedömningar varierar. Handläggare kan byta arbetsplats eller avvika från rutiner till följd exempelvis slarv eller hög arbetsbelastning.

4

Automatiserade bakgrundskontroller ger alltid ett objektivt resultat. Ingen risk för varierande bedömningar eftersom den digitala tjänsten alltid arbetar på samma sätt.

5

Manuella bakgrundskontroller innebär risk för den mänskliga faktorn: missbedömningar, felaktiga tolkning eller att information missas.

5

Automatiserade bakgrundskontroller innebär ingen risk för att information missas på grund av mänskliga misstag.